Case Huisartsenpraktijk Oosterpoort

De huisartsenpraktijk startte een aantal jaren geleden met vijf huisartsen en ondersteunende diensten in verzamelgebouw de Oosterpoort. In feite waren het praktijken die naast elkaar bestonden, vijf huisartsenpraktijken, vijf balies, waaraan elke balie één assistentes. Een arts ging met pensioen, een jonge arts nam zijn praktijk over. En Janneke Rozendom, toen doktersassistent, volgde de opleiding tot praktijkmanager. Er bleken ingrediënten te zijn voor het begin van een nieuwe manier van samenwerken. De wens efficiënter samen te werken en meer duidelijkheid te bieden aan patiënten, werd ondersteund door een interne verbouwing. KP Interieur kreeg de opdracht.

Janneke Rozendom

‘KP heeft het zonder overdrijven fantastisch gedaan, we hebben het hele proces als heel positief ervaren. De bouwlieden waren heel netjes, ruimden alles zoveel mogelijk op en zorgden voor zo min mogelijk overlast’.

Janneke RozendomHuisartsenpraktijk Oosterpoort

Een nieuwe manier van samenwerken

Verandering in het werkproces

“Het werk in de huisartsenpraktijk neemt toe, de werkdruk wordt hoger. De assistentes moesten aan de balie het baliewerk doen, maar daarbij ook de telefoon beantwoorden en het werk uitvoeren dat uit de contacten met patiënten kwam. Die twee taken, de balie en de telefonie, hebben we uit elkaar gehaald,” vertelt Janneke Rozendom. Er werden diverse werkgroepen gevormd om samen met het hele team te bedenken op welke manier het beste samengewerkt kon worden, met meer efficiëntie tot gevolg. Onderwerpen als accreditatie, uitstraling van de praktijk en hoe te blijven werken tijdens de verbouwing werden ter hand genomen. “Omdat we de nieuwe situatie echt samen hebben gecreëerd is het een succes geworden, niemand wil meer terug naar de oude situatie.”

Meedenkende partij

KP Interieur was een van de partijen die een offerte mocht maken. De beslissers in de praktijk hadden het beste gevoel bij KP. Janneke Rozendom over het voorstel en het eerste contact: “de offerte was een zorgvuldig rapport, overzichtelijk met een mooie uitstraling. Mark en Jeroen Schopman overlegden met ons, het voelde meteen als partners die met ons meedachten en ons ook uitlegden waar we rekening mee moesten houden, om goede keuzes te maken en duidelijk te weten wat ons te wachten stond.”

Verbouwen zonder het primaire proces te verstoren

Nadat alle ontwerpen definitief waren, gingen de mannen van KP Interieur in de praktijk aan het werk. Tussen de bedrijvigheid door een inrichting veranderen is geen sinecure, en al helemaal niet in een huisartsenpraktijk die gewoon door moet draaien. Janneke maakte een schema, wanneer waar gewerkt kon worden, om zo min mogelijk artsen en patiënten te belemmeren. De privacy mocht niet in het geding zijn en ook hygiëne en rust waren belangrijke zaken waar rekening mee gehouden moest worden. KP Interieur zorgde voor veel meer dan alleen maar het interieurbouwwerk; ze demonteerden artsenbureaus en zetten ze op de goede plek weer in elkaar, hingen schilderijtjes op en monteerden de bewegwijzering op de goede plek. “Ze hebben het zonder overdrijven fantastisch gedaan, we hebben het hele proces als heel positief ervaren. De bouwlieden waren heel netjes, ruimden alles zoveel mogelijk op en zorgden voor zo min mogelijk overlast. Mark Schopman begeleidde het traject en reageerde altijd heel snel op verzoeken van onze kant,” vertelt Janneke.

De ervaring

Inmiddels werken artsen en assistentes naar volledige tevredenheid in een vernieuwde praktijk. Een aantal kamers kregen een inbouwkast en wastafel en de gehele centrale ruimte ging op de schop. Doordat de baliewerkzaamheden werden gescheiden van de telefoonbeantwoording, is er nu 100% aandacht voor patiënten die binnenkomen. Zelfs in geval van een calamiteit kan een deel van de balie weggeduwd worden, waardoor de baliemedewerkster heel snel hulp kan verlenen. Er zijn twee wachtkamers die van de hal worden gescheiden door glazen wanden met licht transparante bestickering. Het biedt privacy en rust. Achter de balie is een visuele verbinding met het backoffice. Een raam in de muur met dezelfde stickers laat zien dat er gewerkt wordt in het gezamenlijke kantoor. Daar is gedacht aan een prettige akoestiek, de gezamenlijke stamtafel en genoeg werkplekken voor iedereen.

Wat hadden de mensen bij KP Interieur beter kunnen doen? “Helemaal niets, we zijn heel tevreden. Ga zo door!”